02350 Servicetelefon Gratis telefonnummer
Kontaktskjema
Nyhetsbrev
Stage Jungheinrich WMS serie 2 (1)

Slik kan varetellingen på lageret gå fra å være en hodepine til å bli en lek

Som lagersjef er det ditt ansvar at varetellingen gjøres når den skal, og det er ditt ansvar hvis det er mye eller for lite av noe. Når revisoren kommer, skal alt være på stell.  

Av Ragnar Pettersen

Å ha vareopptelling er ikke valgfritt. Bokføringsforskriften § 6-1 krever at varelager skal telles. Det er ikke lov å bruke snarveier som stikkprøvebasert varetelling eller å avgjøre hvilke varer som skal telles basert på hvor vesentlige de er for virksomheten. Alt skal telles og alt skal stemme. Du skal kunne oppgi nøyaktig verdi på alt virksomheten eier.  

Når og hvordan skal varetellingen gjennomføres?  

Hovedregelen er at varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt som normalt sammenfaller med slutten på kalenderåret. Har du ikke faste rutiner for varetelling gjennom året, er det vanlig at man bruker romjula til arbeidet. Dette gjelder for eksempel butikker, hvor man teller manuelt selv eller engasjerer et idrettslag eller en forening til å telle mot et økonomisk tilskudd. Mange gruer seg til varetellingen hele året. Det er like ille å ha for mye som for lite av de ulike varetypene.  

Når revisoren kommer, går alle på tå hev. Oppdages det feil må det som regel møysommelig og langvarig detektivarbeid til for å finne ut hva som er skjedd. I tillegg synes det på bunnlinja, og du kan oppfattes som en useriøs leverandør, dersom du ikke har kontroll på lageret.  

Denne hodepinen kan du glemme, hvis du anskaffer deg et WMS – Warehouse Management System. Hva er et WMS? Det er et lageradministrasjonsverktøy/lagerstyringsverktøy. Med det på plass, kan du lage egne rutiner for lagertelling som skjer oftere og med mye kortere kontrollveier ved feil eller mangler. Du kan gjøre en varetelling hver måned om du ønsker, eller du kan ha periodevis varetelling på artikler systemet foreslår. WMS-et henter for eksempel ut lister hver måned på  1/12 av artiklene på lageret ditt som telles. Når året har kommet, har du telt opp hele lageret ditt uten en eneste svetteperle på pannen.  

Feil oppdages tidligere og årsaken avdekkes enklere 

Konsekvensen? Feil, oppdages mye tidligere, og du har mange færre varer å lete etter feilen i. I WMS-et kan du lett få oversikt over hvor mange du har solgt av hver varegruppe til hvilke kunder og detektivarbeidet blir mye enklere. Når feil oppdages, kan du kontakte kunden du har levert til, kort tid etter leveransen.  Dersom en kunde får utlevert en pall brus for mye og ingen etterlyser den, tyder det på at lageret ikke har kontroll. Hvis noen ringer og spør, viser du kundene dine at du har systemene i orden og er en seriøs leverandør med orden i sysakene. 

Trenger jeg WMS eller ERP i lagertellingen?   

Det finnes også andre systemer du kan bruke til varetelling for eksempel ERP-systemer. ERP står for Enterprise Resource Planning og er et ressursplanleggingssystem eller virksomhetsstyringssystem. Denne programvaren støtter opp om flere av en bedrifts virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi.  

Siden et ERP er utviklet for å gjøre mange flere ting enn et WMS, er det mye mer tungvint å bruke til varetelling. I et ERP må du skrive ut lister som du manuelt kontrollerer mot varelageret ditt. Med et WMS kan du skanne varene på stedet og informasjonen går rett inn i WMS-et. I ERP-et må du registrere inn resultatet etterpå. Det er ingen forbindelse mellom den manuelle prosessen med kulepenn og liste og ERP-et, naturlig nok.  

Med et WMS slipper du denne dobbeltjobben, siden det kun er satt opp med et mål for øye, nemlig lagerstyring. Du skanner inn varen med et nettbrett eller på en terminal og informasjonen går umiddelbart inn i WMS-et. Det kan også settes opp integrasjoner mellom WMS-et og ERP-et, hvis du har dette allerede.  

Fordeler ved å bruke et WMS i lagertellingen din 

1. Du sparer tid, penger og framstår som mer seriøs, fordi du har full kontroll. 

Som jeg allerede har vært kort inne på, sparer du mye tid og framstår som mer seriøs, når du viser at du har kontroll på lageret ditt. Hvis du leverer ut en for lite av noe, uten å oppdage det, kan det i ytterste konsekvens gjøre at kunden gir deg sparken uten at du vet det. Kunden kan bli irritert og bestiller heller varen fra en annen leverandør som har mer kontroll. 

Du sparer også mye penger, hvis du slipper å bruke ressurser på returer. Det er for mange overraskende store kostnader knyttet til en retur. Fraktutgiftene dobles, og ansatte må bruke arbeidstid på å lage en returlapp og sende kreditnota for eksempel. Det blir det penger av. 

2. Du kan sette opp dine egne skreddersydde rutiner 

I tillegg kan du som nevnt innledningsvis sette opp egne rutiner, for eksempel måter å telle varer på, som er skreddersydd din virksomhets behov. Du kan sette opp automatisk varetelling i sanntid, slik at hver gang en vare plukkes, får den automatisk et avsjekk-merke i WMS-et. Du kan også sette opp ulike plukkrutiner som for eksempel: når det gjenstår kun 5 igjen av en varetype, skal det etterfylles. Det vil si at du har satt et minimumsantall på en vare.  

Dersom det kommer en ordre på 10 og det kun er 5 igjen av varetypen, skal det etterfylles før du plukker de 10. Det kan WMS-et sørge for. Hvis rutinene blir fulgt, får man ikke feil. Hvis plukkerne i stedet går direkte til bufferlageret og henter de manglende 5, har du laget en feil i bufferlageret.  Den vil du dra med deg hele veien, i verste fall i et år.  Da har du et langvarig detektivarbeide foran deg uten et WMS.  

Alle ansatte på lageret må sørge for å bruke WMS-et riktig 

Alt du gjør på lageret har konsekvenser for den årlige varetellingen. Du blir aldri sterkere enn det svakeste leddet, man kan ikke skylde på systemet. Det er en person som har skapt feilen. For å få full kontroll på lageret, må alle ansatte være veldig bevisste på hva de driver med. Det er en feilslutning å tenke at ansatte som plukker har så mye å gjøre at de ikke har tid til å registrere det riktig i systemet. Man bruker mye mer tid på å rette opp feilene i etterkant. Samtidig er det ikke alle lagre som trenger et WMS for å få kontroll. Du kan ha egne systemer som for eksempel egenkomponerte Excel-ark som fungerer for din lagertype og størrelse.  

Men dersom du ser at lageret kommer til å vokse raskt på kort tid, er du antageligvis avhengig av mer kontroll. Har du all kunnskapen du trenger i hodet som lagersjef, men skal gå av med pensjon? Da er det lurt å samle all informasjonen du sitter på i et WMS, i stedet for å bruke flere år på opplæring av en etterfølger som uansett ikke har sjans til å huske alt.  

Ulemper ved å innføre WMS 

Finnes det ulemper ved å innføre et WMS? Nja. Noen kan anse prisen som en stor ulempe. Det er kostbart. Det er ingen tvil om det, men den høye kostnaden er allikevel et dårlig argument imot WMS. Et WMS tjenes inn på få år, fordi du unngår så mange kostbare feil og mangler. I tillegg sparer du enorme summer på at opplæringen på lageret blir mye mindre krevende. Nyansatte trenger knapt opplæring, fordi WMS-et forteller dem hvor de skal gå, hva de skal plukke og hvor det skal fraktes. Det sparer lageret utrolig mye tid på, og tid er som kjent penger.  

Det er altså ingen grunn til å frykte et WMS. Som lagersjef blir du superbrukeren som fortsatt har det overordnede ansvaret, men mye bedre kontroll. Hvis sjefen din trenger informasjon om en varetype på lageret, er svaret bare noen tastetrykk unna. Installering av programvare og brukeropplæring tar systemleverandøren seg av.  

Lurer du på hvordan et WMS kan effektivisere akkurat ditt lager? Jungheinrich hjelper deg gjerne med å finne ut hva som er den beste løsningen for ditt lager. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat. Trenger du hjelp til å overtale logistikksjefen om at WMS er løsningen for ditt lager? Vi hjelper deg gjerne med det også.  

Ta kontakt for en uforpliktende lagerprat! 

Ragnar Pettersen 9886

Ragnar Pettersen

Sales Manager Logistics Systems ragnar.pettersen@jungheinrich.no

Ta kontakt


Abonner på lager-og logistikkbloggen og få de nyeste artiklene og nyhetene rett inn i din e-post!



Lurer du på noe?